Irányítási modellezési cél
Mit kívánunk látni, előre jelezni, befolyásolni a valóságban?
- A költségek alakulását (költség-kontrolling)?
- Az eredmény (bevétel - ráfordítások) alakulását (eredmény-kontrolling)?
- Befektetéseink megtérülését (befektetés-kontrolling)?
- Valamilyen részterületet, funkciót, akciót (...-kontrolling?
- Stratégiánk megvalósulásában elért előrehaladásunkat (stratégiai-kontrolling)?
Kérdés továbbá, hogy figyelmünk mire irányuljon?
- A múltra (regisztráló kontrolling)?
- A megfogalmazott szándék (terv) és a tény utólagos összevetésére (reaktív kontrolling)?
- A lehetőségek kihasználására fókuszáló várható és tény összevetésére (proaktív kontrolling)?
A legtöbb vállalatnak legalább az eredmény kontrolling reaktív szintjét érdemes
elérni. Az eredmény kontrolling támogatása felöleli a fedezeti hozzájárulások
kimutatását, elemzését, a dinamikus cash-flow menedzsment lehetővé tételét
és bizonyos vállalati méret felett az önelszámoltatást. Az eredmény kontrolling
a könyvelési (és "tervkönyvelési") valamint az esetlegesen más csatornákon
gyűjtött naturális adatok birtokában lehetővé teszi számos mutatóval kifejezett
cél elérésének nyomon követését, előre jelzését, megteremti a kontrolling
magasabb szintjei megvalósításának az előfeltételét
x Bezár
Megcélzott felbontóképesség
A megcélzott felbontóképesség a működés nyomon követése, illetve a törekvések megfogalmazása szempontjából lényeges megfigyelési egységeket, jellemzőket takarja. Ez testesíti meg az adatgyűjtés sokdimenziós jellegét.
Valódi eredmény kontrollinghoz legalább az alábbiak azonosíthatóságára, megragadására van szükség:
- A vállalati folyamatok mozgató rugóinak, meghatározó elemeinek tekinthető objektumok (produktumok: termékek, szolgáltatások; rezsifunkciók; egyedi akciók)
- A pénzforgalmi hatások
- A pénzforgalmi esedékességek időpontja, devizaneme, devizaösszege
- A devizaszorzók alakulása (előre jelzett és tényleges)
- A partnercsoportok (régió, jelleg, állapot, típus, fizetési profil, engedmények stb.)
- Könyvelési hatások (könyvelési számlaszám, a könyvelési tranzakció célja, helye)
- Naturális következmények (pl. készletalakulás, naturális teljesítmények stb.)
x Bezár
Visszakövethetőség
A valóság felé történő visszakövethetőség biztosítása a megfelelő beavatkozási pont megtalálása érdekében fontos. Ha olyan absztrakt fogalomra kapunk "értékbeli" visszacsatolást, amelyet nem tudunk a valóságban azonosítani, akkor nehezen tudjuk megmondani, minek kellene megváltoznia ahhoz, hogy a hatás, az új "érték" más legyen. Ilyen zavaró tényezőnek tekinthető a vezetői számvitel bizonyos irányzataiban tapasztalható részleges vagy teljes önköltségszámítás érdekében történő "pótlékoló utókalkuláció" (bizonyos közvetett költségek valamilyen vetítési alap arányában való szétosztása). Ilyen mesterkélt fogalmakkal a tervezés is nehezebbé válik.
Elősegíti viszont a valóság felé való visszakövethetőséget (amit az "objektum-orientált" üzleti folyamatelemzés és informatikai elemzés-tervezés szakirodalma "traceabilitynek" nevez) az, ha a valóságbeli történéseket objektumok kölcsönhatásaiként modellezzük. Az objektumok aktív szereplőkként foghatók fel a folyamatokat megvalósító együttműködésekben. Az objektumoknak maguknak is életciklusuk van és különböző életciklus szakaszokban más-más funkcionalitások (műveletek, tevékenységek) játszódhatnak le rajtuk, amelyek állapotváltozásokat eredményeznek rajtuk, illetve ingereket bocsátanak ki más objektumok felé (azok funkcionalitását kiváltva), illetve válaszokat fogadnak, hogy arra saját funkcionalitásukkal reagáljanak.
Az előrejelzés szempontjából kiemelt jelentőségű az, hogy az objektumoknak megkülönböztessük az előirányzati szakaszát (vágy állapot), az elkötelezettségi szakaszát (amikor az objektum a valóságban aktivizálódik, de még nem teljesítette alapvető feladatát: pl. a termék szállítására rendelést fogadtunk el, de azt még nem teljesítettük), illetve az esedékességi szakaszát (teljesített, de pénzügyileg még nem rendezett állapot). Mindhárom szakaszban előre kell jelezni a még hátralévő események hatását, a legfrissebb információ alapján pontosítva (ld. 1. ábrát). A már valóságban is megtörtént események hatását, mint tényt mind a számvitel, mind a pénzügy regisztrálja.
A visszakövethetőség biztosításának előfeltételei:
- Mind tervezési, mind kötelezettség vállalási, mind esedékességi, mind tény szinten a kezelt objektumok megfeleltethetők legyenek valóságbeli objektumoknak (vagy azok halmazainak)
- Minden könyvelési következményt (mind előirányzatban, mind tényben) osztatlanul annál az objektumnál (produktum, rezsifunkció vagy egyedi akció) kell hagynunk, amihez az természetesen és közvetlenül kapcsolódik
- A teljesítményeket a többfokozatú fedezet kimutatás logikájában kell közölnünk
- Ha könyvelési okból a rezsi vagy egyedi akciók költségeit mégis szét kellene teríteni, ezt a számlacsoporton belül elkülönített számlaszámokon külön menetben kell megtenni, hogy megtartsuk a visszakövethetőséget, mert ez a későbbi korrigáló beavatkozások alapja.
Az előre jelezhetőség, a várhatók képzése a jövő és múlt dinamikus összekapcsolási képességén múlik. A valóságbeli történések folyamatában nincsenek hónap vagy év végék, zárási intervallumok. Ezek mesterséges, számviteli, összemérési és beszámolási kategóriák. A valóságban a folyamatoknak van egy eseményrendjük, amelyen a folyamatnak végig kell futnia, hogy sikeresen lejátszódhasson. (Megszakadt, be nem fejeződött folyamatok csak zavart, kárt okoznak, ezeket el kell kerülnünk.)
Ha olyan informatikai rendszerünk van, amely a legfontosabb objektumokat érintő lényeges állapot átmeneteket képes regisztrálni (előirányzat-elkötelezettség-esedékesség), akkor a valósághoz igen közeli folyamatos előre jelző (proaktív) képességet építhetünk ki. Ha csupán bizonyos zárási időpontokban felvett "fényképek" alapján tudunk csak az objektumok állapotairól információt szerezni, akkor csak ezekben a kitüntetett időpontokban leszünk képesek visszamenőleges (reaktív) összehasonlításokat végrehajtani a tervvel vagy az irányítási bázissal (előrejelzés alapján korrigált tervvel, várhatóval).
x Bezár
Eszközök, technológia és szervezet összehangolt egysége
A kontrolling eszközei és informatikai alátámasztása csak aktív emberi közreműködéssel válnak tényleges hatóerővé. Ennek szervezeti és kommunikációs rendszerét ki kell alakítani.
Kis- és középvállalatoknál talán ez a legnehezebb. Itt ugyanis vagy a tulajdonos vezetőnek, vagy néhány felsővezetőnek együttesen kell a kontrolleri szerepet betölteni. Ritka az az eset, amikor külön kontrollert tudnak alkalmazni. A megoldás: képzés, szemléletváltoztatás és újszerű együttműködési módok meghonosítása, maximálisan támaszkodva egy vezetőbarát integrált kontrolling információs rendszer szolgáltatásaira.
A termékek között ismertetett
CNET-rendszer
a fent vázolt filozófiának megfelelő integrált rendszer.
x Bezár
Informatikai kiszolgálás
Az informatikai kiszolgálási képesség alapvetően meghatározza, milyen ambíciószinten képzelhetjük el kontrolling mechanizmusunkat. Az informatikai rendszer kifejlesztése a legtöbb cégnél nem alapvetően a kontrolling kialakítása céljából indult. A kontrolling bevezethetősége szempontjából vagy ráépülő rendszerben, vagy új integrált rendszerben gondolkodhatunk.
A rendszerelemzés és rendszerfejlesztés technikája az elmúlt évtizedben ugrásszerűen fejlődött. Az objektum-orientált technikák és ezekhez igazodó számítógéppel segített elemzési-tervezési (CASE) és gyors programfejlesztési (RAD) eszközök egy-két nagyságrenddel hatékonyabbá teszik a testre szabott rendszerfejlesztést. Kis-közepes vállalatok esetében a valóban modern elveken alapuló és hatékony eszközökkel támogatott, ismételten felhasználható komponensekből felépített és eseti igényeknek megfelelően kiegészített egyedi rendszerfejlesztés járható alternatíva a kész programcsomagokkal szemben. Ez a megközelítés nemcsak a kontrolling magasabb ambíciószintű megvalósítását segítheti elő, hanem megkönnyíti a kontrolling mechanizmus hozzáigazítását a megváltozott körülményekhez is.
x Bezár
Jövő és múlt összevethetősége
A folyamatos előrejelző képesség előfeltétele az, hogy a jövő és múlt összekapcsolására automatikus helyettesítési mechanizmussal rendelkezzünk:
- Az irányítási bázisul szolgáló előirányzatban (terv vagy várható) megjelenő objektumok előrejelzési értékeit automatikusan helyettesítik a kötelezettségvállalások előrejelzési értékei (vagy az idő túllép rajtuk és előrejelzési hatásuk megszűnik)
- A kötelezettségvállalás előrejelzési értékeit automatikusan helyettesíti az esedékesség előirányzata
- Az esedékesség előrejelzési értékeit automatikusan kioltja a fizetmény
- A kötelezettségvállalás bizonyos állapotátmeneteit automatikusan regisztrálja a könyvelés
- Az esedékesség keletkezését és a rendezés tényét szintén automatikusan regisztrálja a könyvelés és a pénzügy
A legtöbb informatikai rendszer csak az esedékesség szintjén kezeli a pénzforgalmi előrejelzési képességet. A tervezés és várható képzés számviteli kategóriákban történik, Excel-táblaszerű megjelenítésben, ezt hasonlítják össze a számviteli visszacsatolás eredményével.
A számviteli kategóriák valóságra való visszavezethetősége igen korlátozott. A valóságra való visszavezethetőséget leginkább az objektum-orientált szemlélet segíti. Egy-egy objektumtípus életciklusa során számos könyvelési számlaszám egyenlege módosul. Egy-egy számlaszám tervezettől való eltérése alapján nehéz megmondani, mely objektumhoz kell hozzányúlni, ha kedvezőbb hatásra lenne szükségünk a jövőben. Ezért nehéz feladat a tervtől való eltérés értékelése és a megfelelő beavatkozás megtalálása (ami ebben a környezetben inkább művészet, megérzés kérdése, mint logikusan megmagyarázható, elemezhető, szimulálható dolog). Ezen nem segítenek a modern adatbányászati technikák, az üzleti intelligenciát támogató drága megoldások sem. Ha bárhol megszakadt a valóságra való visszavezethetőség szála, semmilyen technikával sem hozhatók vissza az alkotó összetevők konkrét hatása az összemosott, aggregált értékből.
A legtöbb vállalatnak - jobb alkalmazkodó képesség érdekében - szüksége lenne legalább az objektumok szintjén lévő felbontóképességű többdimenziós könyvelésre, a pénzforgalmi hatások valós idejű kezelésére és a folyamatos előrejelző képességre. Integrált rendszer híján a folyamatos előrejelzés érdekében meg kell oldaniuk a kötelezettségek keletkezésének és teljesítésének a regisztrálását. Megjegyezzük, hogy a folyamatos előrejelző képesség még a nagyvállalati kontrolling igen drága megoldásaira sem jellemző. A kis- és középvállalatok manőverezési képessége nagymértékben javulna, ha időben látnák a várhatót.
x Bezár